Datenschutzerklärung

Entwurfsfassung für den geplanten Betrieb. Gewerbe- und Registerangaben sowie die Liste der Hosting- und Kommunikationsdienstleister sind noch zu bestätigen. Die tatsächlichen Dienstleister und Verarbeitungsorte müssen vor Verarbeitung echter Kundendaten ergänzt werden.

1. Verantwortlicher und Anwendungsbereich

Verantwortlich für die Website sowie eigene Konto-, Vertrags-, Abrechnungs- und Kontaktdaten ist Kevin Kozar, Johann Joseph Fux Gasse 3/11, 8480 Mureck, Österreich. Kontakt für Datenschutzanfragen: kevin.kozar@kup-solutions.at.

Für personenbezogene Liefer-, Kunden-, Fahrer- und andere Planungsdaten bestimmt regelmäßig das jeweilige Kundenunternehmen die Zwecke. Flottenplan verarbeitet diese Daten dann nach dessen Weisungen als Auftragsverarbeiter. Dafür ist vor der Verarbeitung ein vollständiger AVV einschließlich der tatsächlichen Dienstleister zu vereinbaren. Betroffene Personen können sich an das betreffende Unternehmen oder zur Weiterleitung an uns wenden.

2. Website, Anmeldung und Vertragsverwaltung

Beim Aufruf der Website fallen technisch notwendige Verbindungsdaten an, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browserangaben, übertragene Datenmenge und Antwortstatus. Wir verwenden sie zur Auslieferung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb.

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensbezeichnung, Passwort-Hash, Kontokennung, Mandantenzuordnung, Einladungen, Berechtigungsangaben, Anmelde- und Bestätigungszeitpunkte sowie Sitzungsdaten einschließlich IP-Adresse und Browserkennung. Für natürliche Personen als Vertragspartner ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgeblich. Bei Beschäftigten oder Ansprechpartnern eines Kunden erfolgt die erforderliche Kontoverwaltung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit wir dafür selbst Verantwortlicher sind.

Abrechnungsdaten können Tarif, Vertragsstatus, Rechnungsanschrift, Rechnungs-E-Mail, Bestellnummer und eine vom Kunden angegebene UID umfassen. Die Vertragsabwicklung mit natürlichen Personen beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Ansprechpartnern eines Unternehmens dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dem berechtigten Interesse an der Verwaltung dieser Geschäftsbeziehung. Gesetzlich erforderliche Rechnungs- und Buchhaltungsaufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils anwendbaren Pflichten, insbesondere § 132 BAO und gegebenenfalls § 212 UGB. Der vorbereitete Standardbetrieb sieht Rechnungszahlung vor. Eine aktive Kartenzahlung oder Weitergabe an Stripe ist derzeit nicht eingerichtet.

3. Planungsdaten und externe Zugangsschlüssel

Der Kunde entscheidet, welche Daten er eingibt. Dazu können Liefer- und Abholadressen, Ansprechpartner, Kundenbezeichnungen, Aufträge, Waren, Mengen, Zeitfenster, Notizen, Koordinaten, Fahrzeugkennzeichen, Fahrernamen, Fahrerregeln und Kosten- oder Lohneinstellungen gehören. Diese Angaben werden im Arbeitsbereich auf dem Server gespeichert und in die vorgesehenen Datenbanksicherungen aufgenommen.

Im aktuellen Softwarestand kann auch ein vom Kunden eingetragener openrouteservice-API-Schlüssel Teil des gespeicherten Arbeitsbereichs sein und dadurch in Sicherungen sowie im serverseitigen JSON-Export erscheinen. Die Aussage, ein solcher Schlüssel bleibe ausschließlich im Browser, trifft für diesen Stand nicht zu. Exporte und API-Schlüssel sind daher vertraulich zu behandeln. Die Begrenzung der Schlüsselspeicherung ist vor einem Produktivbetrieb zu klären.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten und strafrechtliche Daten sind nicht für die Standardnutzung vorgesehen. Kunden müssen für die Verarbeitung ihrer Beschäftigten-, Kunden- und Lieferdaten eine geeignete Rechtsgrundlage sicherstellen und erforderliche Informationen bereitstellen.

4. Kontakt, Support und Systemnachrichten

Bei einer Kontaktanfrage verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Unternehmen sowie Nachricht und Bearbeitungsdaten. Das Kontaktformular speichert die Anfrage in der Anwendung; eine Benachrichtigung per E-Mail wird dadurch derzeit nicht ausgelöst. Für eine direkte Kontaktaufnahme kann die oben genannte E-Mail-Adresse verwendet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung und gegebenenfalls Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Pflichtangaben im Formular sind erforderlich, um die Anfrage zuzuordnen und zu beantworten.

Bestätigungs-, Einladungs- und Passwort-Reset-Nachrichten dienen der Kontoverwaltung. Der E-Mail-Versand ist noch nicht eingerichtet. Ohne konfigurierten Maildienst werden diese Nachrichten nicht zugestellt; der Produktionsbetrieb protokolliert dafür nur einen allgemeinen Konfigurationshinweis, keine Empfänger, Betreffzeilen, Nachrichteninhalte oder geheimen Links. Newsletter, Werbepixel und Marketing-E-Mail-Automationen sind nicht eingebunden.

5. Karten, Adresssuche und Routenberechnung

Die folgenden Dienste werden direkt aus dem Browser angesprochen. Der jeweilige Dienst erhält dabei Verbindungsdaten wie die IP-Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen sowie die jeweils unten genannten Inhalte. Die Karte wird beim Öffnen des Arbeitsbereichs geladen; dafür ist kein gesonderter Zustimmungsschritt eingebaut. Die Datenschutzerklärung ist kein Ersatz für gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen oder vertragliche Freigaben.

Externe Kartendienste im aktuellen Softwarestand

Dienst	Daten und Auslöser
OpenStreetMap-Kartenkacheln, tile.openstreetmap.org	Beim Laden und Verschieben der Karte: angeforderte Kartenbereiche und Zoomstufe sowie Verbindungsdaten. Betreiberinformationen: OpenStreetMap Foundation, Datenschutz.
Photon, photon.komoot.io	Nach Betätigung der Adresssuche: der eingegebene Suchtext, beispielsweise eine Anschrift. Es sollen keine Namen, Auftragsnummern oder vertraulichen Notizen in die Suche eingegeben werden. Alternativ können Koordinaten manuell eingetragen werden. Projekt: Photon.
Öffentlicher OSRM-Dienst, router.project-osrm.org	Bei entsprechender Routenberechnung: Koordinaten von Lager und Stopps, ihre Reihenfolge und Routenparameter. Kundennamen und Auftragsinhalte sind nicht Teil dieser Routinganfragen. Hinweise zum öffentlichen Dienst: OSRM-Demoserver.
openrouteservice / HeiGIT, api.heigit.org	Bei Auswahl des Dienstes mit eigenem Schlüssel: Koordinaten, Berechnungsparameter, API-Schlüssel sowie bei entsprechenden Routenabfragen Fahrzeugmaße und Gewichtsbeschränkungen. Anbieterinformationen: HeiGIT, Datenschutz.

Die grobe Schätzung berechnet Entfernungen und Zeiten lokal im Browser. Sie verhindert allein weder das Laden der Kartenkacheln noch eine vom Nutzer gestartete Adresssuche. Straßenberechnungen können im aktuellen Stand auch aus vorhandenen Planungsabläufen ausgelöst werden; eine ausschließlich lokale Verarbeitung wird daher nicht pauschal zugesichert.

Für die erforderlichen technischen Verbindungsdaten der aufgerufenen Planungsfunktionen kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht, soweit die Voraussetzungen und die Interessenabwägung vorliegen; das Interesse besteht an der gewünschten kartengestützten Bedienung. Für personenbezogene Kundeneingaben bestimmt das verantwortliche Kundenunternehmen die Rechtsgrundlage. Vor Übermittlung solcher Daten sind die konkreten Empfänger, deren Nutzungsbedingungen und datenschutzrechtliche Rollen vertraglich zu klären. Öffentliche Demoserver werden nicht durch diese Erklärung zu freigegebenen Auftragsverarbeitern.

6. Hosting, weitere Empfänger und internationale Übermittlungen

Beschäftigte oder eingesetzte Dienstleister erhalten Daten nur, soweit dies zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben erforderlich und rechtlich zulässig ist. Empfänger können Hosting- und Kommunikationsdienstleister, gegebenenfalls berufsmäßige Steuer- und Rechtsberatung sowie zuständige Behörden sein.

Noch zu vervollständigen: Vertragsname des Hostinganbieters, Rechenzentrumsland, Anbieter des geschäftlichen E-Mail-Postfachs und des künftigen System-Mailversands sowie die hierzu erforderlichen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen. Ein ausschließlicher Betrieb oder eine ausschließliche Verarbeitung innerhalb der EU wird ohne diese Bestätigung nicht behauptet.

Auch direkte Browseranfragen an externe Dienste können eine Verarbeitung außerhalb des EWR auslösen. Vor einem Produktivbetrieb ist je Dienst zu bestimmen, ob ein Drittlandzugriff erfolgt und auf welche konkrete Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO er gestützt wird. Eine pauschale Berufung auf Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework ersetzt die Prüfung des tatsächlichen Empfängers und der geltenden Vereinbarung nicht. Informationen über die konkret vereinbarten Garantien können bei uns angefordert werden.

7. Speicherdauer und Löschung

Es gelten Erforderlichkeit, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Rechte betroffener Personen. Nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen oder auf den erforderlichen Umfang zu beschränken. Für den vorgesehenen Betrieb gilt folgende Löschorganisation; eine automatische Löschung aller Datenklassen ist im aktuellen Stand noch nicht eingerichtet:

• Konto- und Planungsdaten: während der vereinbarten Nutzung; nach Beendigung und Ablauf der vereinbarten Export- oder Abruffristen erfolgt die Rückgabe beziehungsweise Löschung entsprechend AGB und AVV. Ein Löschantrag kann an die Kontaktadresse gerichtet werden; eine Selbstbedienungsfunktion zur vollständigen Kontolöschung besteht derzeit nicht.
• Rechnungen und aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen: grundsätzlich sieben Jahre nach den einschlägigen österreichischen Aufbewahrungsvorschriften, soweit keine längere gesetzliche Bindung besteht. Dies rechtfertigt keine pauschale Aufbewahrung aller Planungsdaten.
• Support- und Kontaktanfragen: solange die Bearbeitung und erforderliche Nachfragen dies erfordern; bei einem konkreten Rechtsstreit oder einer Nachweispflicht nur im dafür notwendigen Umfang darüber hinaus.
• Anmeldesitzungen: regulär bis zu 30 Tage; Passwort-Reset-Links 30 Minuten, Verifizierungslinks 48 Stunden und Einladungslinks sieben Tage. Die Gültigkeit wird bei Verwendung geprüft. Der Ablauf allein löscht die zugehörigen Datenbankeinträge derzeit nicht automatisch.
• Protokolle: Caddy-Zugriffsprotokolle filtern die URL-Parameter token und next sowie den Referer-Header. Ihre Rotation ist auf 10 MiB pro Datei, bis zu drei Archivdateien und 14 Tage Archivaufbewahrung konfiguriert. Docker-Anwendungsprotokolle sind gesondert nach Speichergröße auf drei Dateien zu je 10 MB je Dienst begrenzt; dafür gilt keine feste Tagesfrist. Personenbezogene Inhalte im Datenbank-Auditprotokoll werden nicht automatisch bereinigt; die erforderlichen Löschabläufe bleiben vor dem Produktivbetrieb einzurichten.
• Datenbanksicherungen: der Sicherungsdienst läuft auf dem Server und erstellt täglich Sicherungen. Eine erzeugte Sicherung wurde erfolgreich entpackt und auf SQLite-Datenbankintegrität geprüft. Dateien älter als 14 Tage werden bei erfolgreichen Sicherungsläufen bereinigt. Die vollständige fristgerechte Entfernung gelöschter Kundendaten muss auch für Sicherungen organisatorisch sichergestellt werden.

8. Cookies und lokaler Browserspeicher

Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungscookie verwendet. Zusätzlich speichert die Anwendung bestimmte Bedien- und Planungsdaten im lokalen Browserspeicher. Einzelheiten zu Namen, Zweck und Dauer enthält die Cookie- und Speicherinformation. Analyse- und Werbetracking sind nicht eingebunden; Schriftarten und Skriptbibliotheken werden lokal ausgeliefert.

9. Sicherheit und automatisierte Verarbeitung

Die Anwendung verwendet unter anderem Passwort-Hashing, serverseitige Sitzungen und mandantenbezogene Datenzugriffe. Die Speicher-API verweigert Änderungen durch die Rolle „Nur lesen“. Anwendung, Reverse Proxy und Sicherungsdienst sind auf dem Server eingerichtet; App-Zustandsprüfung sowie Entpacken und SQLite-Integritätsprüfung einer Sicherung waren erfolgreich. HTTPS ist für flottenplan.at und www.flottenplan.at aktiv; die Let's-Encrypt-Zertifikate wurden hinsichtlich Hostnamen und Zertifikatskette auf dem Server und von außen erfolgreich geprüft. Die automatische Erneuerung ist konfiguriert. Die Freigabe für echte Kundendaten bleibt ausstehend. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen beschreiben vorhandene Schutzfunktionen, geprüfte Schritte und offene Betriebsmaßnahmen.

Flottenplan führt selbst keine Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO gegenüber einer betroffenen Person aus. Tourenvorschläge werden durch den Kunden geprüft und verwendet. Eine vom Kunden eingerichtete weitergehende Entscheidungsverarbeitung ist gesondert zu bewerten.

10. Rechte und Beschwerden

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung besteht aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben, ein Widerspruchsrecht; bei Direktwerbung gilt es ohne diese Begründung.

Anfragen richten Sie an kevin.kozar@kup-solutions.at. Wir bearbeiten sie innerhalb der gesetzlichen Fristen; grundsätzlich ist innerhalb eines Monats zu informieren. Bei erforderlicher Verlängerung werden Gründe und Frist rechtzeitig mitgeteilt. Zur Vermeidung unbefugter Offenlegung kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein.

Ein Beschwerderecht besteht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien. Es kann auch die Behörde am gewöhnlichen Aufenthaltsort oder Arbeitsplatz zuständig sein.

11. Erforderliche Angaben und Änderungen

Ohne die erforderlichen Kontoangaben können wir kein persönliches Konto bereitstellen; ohne notwendige Rechnungsdaten keine entsprechende kostenpflichtige Bestellung abwickeln. Weitere Planungsangaben wählt der Kunde nach dem jeweiligen Verwendungszweck. Bei wesentlichen Änderungen an Empfängern, Zwecken oder Verfahren werden die Informationen vor dem neuen Verarbeitungsvorgang aktualisiert.